مشاركة
ما هو SharePoint؟ شرح مبسط لأداة مايكروسوفت لتنظيم المحتوى والعمل الجماعي؟
في عصر تتسارع فيه الأعمال وتزداد الحاجة إلى التنظيم والعمل الجماعي الفعّال، برزت أدوات كثيرة تساعد الشركات على إدارة مشاريعها ومحتواها. ومن بين هذه الأدوات، يبرز اسم SharePoint من مايكروسوفت كحل متكامل وذكي.
لكن ما هو SharePoint بالضبط؟ ولماذا تستخدمه الشركات حول العالم؟ هذا ما سنكتشفه معًا في هذا الدليل المبسط والمفيد.
ما هو SharePoint؟ ولماذا تستخدمه الشركات؟
SharePoint هو نظام أساسي من تطوير مايكروسوفت يتيح للمؤسسات إدارة المحتوى، ومشاركة الملفات، وبناء مواقع داخلية للتعاون بين الفرق.
ببساطة، يمكنك اعتباره مركزًا رقميًا مرنًا لتجميع المستندات، المعلومات، والأشخاص في مكان واحد.
“SharePoint هو أكثر من مجرد مكان لحفظ الملفات—إنه بيئة رقمية متكاملة تعزز الإنتاجية والعمل الجماعي.”
تستخدمه الشركات لمجموعة من الأسباب، أبرزها:
- تخزين المستندات بطريقة منظمة وقابلة للبحث.
- مشاركة الملفات بين أفراد الفريق بسهولة وأمان.
- بناء مواقع إنترانت لعرض الأخبار الداخلية، المشاريع، والسياسات.
- أتمتة سير العمل لتسريع المهام وتخفيف الأعمال اليدوية.
✦ تخيل أنك تدير فريقًا كبيرًا يعمل على مشروع مشترك. باستخدام SharePoint، يمكنكم تبادل الملفات، مراجعتها، والعمل عليها في نفس اللحظة، دون الحاجة للبحث في البريد الإلكتروني أو القلق بشأن آخر نسخة.
مميزات SharePoint: التنظيم، التعاون، وإدارة المستندات
دعونا نتعرف على أهم الميزات التي تجعل من SharePoint أداة محببة للشركات والمؤسسات:
🔹 تنظيم المحتوى بذكاء
- تصنيفات ذكية للمستندات والملفات.
- إمكانية البحث المتقدم داخل المحتوى.
- إنشاء مكتبات ملفات مخصصة لكل فريق أو قسم.
🔹 تعزيز التعاون
- تحرير المستندات بشكل جماعي في الوقت الحقيقي.
- التكامل السلس مع Microsoft Teams وOutlook.
- مشاركة آمنة للملفات داخل وخارج المؤسسة.
🔹 إدارة قوية للوثائق
- التحكم في صلاحيات الوصول.
- تتبع تاريخ التعديلات والمراجعات.
- أتمتة الموافقات باستخدام Power Automate.
رابط مفيد: مايكروسوفت SharePoint الرسمي
الفرق بين SharePoint Online وSharePoint Server
قد تتساءل: هل يوجد أكثر من إصدار لِـ SharePoint؟ والإجابة نعم، وهنا الفرق:
| الميزة | SharePoint Online | SharePoint Server |
|---|---|---|
| مكان التشغيل | على السحابة (Cloud) | على خوادم داخلية |
| التحديثات | تلقائية من مايكروسوفت | تحتاج لتحديث يدوي |
| التكلفة | باشتراك شهري/سنوي | يتطلب تراخيص وأجهزة |
| الوصول | من أي مكان عبر الإنترنت | غالبًا داخل الشبكة الداخلية فقط |
إذا كانت شركتك تفضل الحلول السحابية الحديثة، فإن SharePoint Online هو الخيار الأمثل. أما الشركات ذات المتطلبات الأمنية الخاصة فقد تفضل SharePoint Server.
يف يساعد SharePoint في تحسين العمل الجماعي؟
في بيئة العمل اليوم، التعاون ليس خيارًا بل ضرورة. وهنا يتألق SharePoint من خلال:
✅ بيئة موحدة للعمل
يمكن لكل فريق إنشاء “موقع فريق” خاص به، حيث يمكنهم تحميل الملفات، كتابة الملاحظات، وتتبع التقدم في المشاريع.
✅ اتصال دائم وسهل
بفضل تكامله مع Microsoft Teams، يمكن لأفراد الفريق الدردشة، الاجتماع، والعمل على نفس الملفات داخل نفس البيئة.
✅ توفير الوقت وتقليل التكرار
لم يعد هناك حاجة لإرسال الملفات عبر البريد، أو الخوض في فوضى الإصدارات المختلفة. كل شيء محفوظ ومنظم ومتاح للجميع وفقًا للصلاحيات المحددة.
“التكنولوجيا لا تحل محل البشر، لكنها تعزز من قدرتهم على التعاون والإنجاز.”
كيف يساعد SharePoint في تحسين العمل الجماعي؟ (تابع)
🧩 مرونة في تقسيم العمل وتوزيع المهام
يمكن لمديري المشاريع استخدام SharePoint لإنشاء لوحات مهام (Task Lists)، وتحديد المسؤوليات، وتعيين مواعيد التسليم. كل ذلك في منصة موحّدة، مما يقلل من ضياع الوقت والتشتت بين الأدوات المختلفة.
🗂 مكتبات مستندات مشتركة
كل فريق لديه مكتبة مستندات خاصة يمكن الوصول إليها من قبل أعضاء الفريق فقط، مما يعزز الخصوصية والتنظيم. كما يمكن تعيين مستويات وصول مختلفة (عرض، تعديل، تحكم كامل)، وهو ما يقودنا إلى نقطة الأمان.
إدارة المحتوى والوثائق عبر SharePoint بفعالية
أحد أبرز استخدامات SharePoint هو إدارة دورة حياة المستندات — من الإنشاء إلى المراجعة، ثم الأرشفة أو الحذف النهائي.
أهم أدوات الإدارة:
- ✅ التأريخ والإصدار (Version History): يمكنك الرجوع إلى أي نسخة سابقة من الملف بسهولة.
- ✅ سير العمل (Workflows): مثلاً، إرسال مستند تلقائيًا للموافقة بعد تحميله.
- ✅ التصنيف الوصفي (Metadata): تنظيم الملفات حسب نوع المشروع، السنة، القسم… بدلاً من مجرد أسماء الملفات.
“عندما يكون كل مستند في مكانه الصحيح وبإصدار واضح، يصبح اتخاذ القرار أسرع وأسهل.”
التكامل بين SharePoint وتطبيقات Microsoft 365
ما يجعل SharePoint أداة قوية فعلاً هو تكامله السلس مع باقي أدوات Microsoft 365:
- ✉️ Outlook: يمكنك مشاركة مستند مخزَّن في SharePoint مباشرة عبر البريد.
- 💬 Teams: التعاون داخل الفرق على ملفات SharePoint دون مغادرة المحادثة.
- 🗓 Planner وTo Do: ربط المهام بمواقع SharePoint وتتبع التقدم.
- 📊 Power BI: تحليل البيانات المخزنة في SharePoint وتقديم تقارير مرئية.
💡 مثال ذكي: يمكنك ربط مكتبة مستندات في SharePoint بـExcel وتحليل الأداء الأسبوعي للفريق بشكل مباشر.
كيفية إنشاء مواقع داخلية باستخدام SharePoint
من أبرز مزايا SharePoint أنه يتيح لك إنشاء مواقع داخلية (Intranet Sites) تساعد على توحيد التواصل داخل المؤسسة.
خطوات مبسطة لإنشاء موقع داخلي:
- 🔧 اختر “موقع فريق” أو “موقع اتصال”.
- 🎨 خصّص التصميم والأقسام (الأخبار، المستندات، الروابط).
- 👥 أضف الأعضاء وحدد صلاحياتهم.
- 📢 استخدم القوالب الجاهزة لتسريع الإعداد.
هذه المواقع تُستخدم عادةً لنشر:
- أخبار الشركة.
- مستندات الموارد البشرية.
- سياسات المؤسسة.
- دليل الموظف.
رابط مفيد: دليل إنشاء موقع في SharePoint
أمان البيانات والتحكم في الصلاحيات داخل SharePoint
الأمان ليس مجرد كلمة—إنه حجر الأساس في أي نظام يعتمد عليه فريق العمل. ومع SharePoint، يمكنك:
🔐 تحديد من يرى ماذا
- تعيين أذونات حسب المستخدم أو الفريق أو نوع المستند.
- منع التحرير أو تحميل الملفات الحساسة.
🛡 تدقيق النشاطات
- سجلات مفصلة لمعرفة من قام بتعديل أو حذف ملف.
- تنبيهات فورية عند محاولة الوصول غير المصرّح به.
🤝 تكامل مع Azure AD
- يمكنك ربط SharePoint مع Azure Active Directory لإدارة المستخدمين والمجموعات بفعالية، وتفعيل المصادقة متعددة العوامل (MFA).
“الأمان الفعّال لا يُعيق العمل، بل يحميه ويجعله أكثر ثقة واستقرارًا.”
أفضل الممارسات لاستخدام SharePoint في الشركات الصغيرة والمتوسطة
رغم أن SharePoint يُستخدم على نطاق واسع في الشركات الكبرى، إلا أنه مناسب أيضًا للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMEs) إذا تم تطبيقه بشكل ذكي ومبسط.
إليك أهم الممارسات:
✅ ابدأ تدريجيًا، لا دفعة واحدة:
لا حاجة لاستخدام كل مزايا SharePoint من اليوم الأول. ابدأ بمكتبات المستندات ومواقع الفرق، ثم وسّع الاستخدام لاحقًا إلى سير العمل والتكاملات.
✅ احرص على تدريب الفريق:
نجاح أي أداة يعتمد على وعي المستخدمين بها. قدّم جلسات تدريبية داخلية أو استخدم موارد Microsoft Learn.
✅ خصص الموقع حسب طبيعة عملك:
استخدم الألوان، الشعارات، والتقسيمات التي تعكس هوية شركتك وتُسهّل التنقل.
✅ اعتمد على القوالب الجاهزة:
Microsoft توفر قوالب مواقع جاهزة حسب الاحتياج (فريق – مشروع – موارد بشرية). استخدمها لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء.
✅ راقب الأمان من البداية:
حتى في الشركات الصغيرة، يجب تفعيل صلاحيات الدخول، النسخ الاحتياطي، والمصادقة الثنائية (MFA).
“ليست المسألة في حجم شركتك، بل في مدى قدرتك على استخدام الأدوات بذكاء.”
مقارنة بين SharePoint وأدوات التعاون الأخرى مثل Google Workspace
مع تنوّع أدوات التعاون السحابي، قد تتساءل: أيهم الأفضل؟ إليك مقارنة سريعة تساعدك في اتخاذ القرار المناسب.
| الجانب | SharePoint (Microsoft 365) | Google Workspace (Drive + Sites) |
|---|---|---|
| إدارة الوثائق | احترافية جدًا، دعم للإصدارات، الصلاحيات الدقيقة | جيدة ولكن أقل تعقيدًا ومرونة |
| تخصيص المواقع | عالي جدًا، يمكنك بناء إنترانت كاملة | محدود نوعًا ما من حيث التصميم |
| تكامل الأدوات | تكامل عميق مع Teams, Outlook, Power Platform | تكامل ممتاز مع Gmail, Meet, Docs |
| الأمان والتحكم | مستويات أمان مؤسسية، تحكم مع Active Directory | أمان جيد، لكن تحكم أقل تفصيلًا |
| التكلفة | قد تكون أعلى حسب الاشتراك | أكثر مرونة من حيث السعر |
| التعلم والتأقلم | يحتاج وقتًا وتدريبًا | سهل الاستخدام نسبيًا |
🔍 باختصار:
- اختر SharePoint إذا كنت تستخدم Microsoft 365 وتهتم بالتخصيص والهيكلة والأمان المؤسسي.
- اختر Google Workspace إذا كنت تبحث عن بساطة وسرعة في بدء التعاون دون تعقيد.
الخاتمة: هل SharePoint هو الخيار المناسب لك؟
سواء كنت شركة ناشئة تبحث عن تنظيم ملفاتك، أو مؤسسة متوسطة تهدف لتعزيز العمل الجماعي وبناء مواقع داخلية، فإن SharePoint يقدم حلاً مرنًا، قويًا، وآمنًا.
✨ ومع الالتزام بأفضل الممارسات، يمكن لأي فريق—بغض النظر عن حجمه—الاستفادة من هذه المنصة الرائدة في عالم التعاون الرقمي.
“SharePoint لا يتعلق فقط بالتكنولوجيا، بل بخلق بيئة عمل أفضل.”
